9 Aplikasi Produktivitas Pekerjaan Kantoran dan Freelance

Merasa kesulitan dengan aktivitas/pekerjaan sehari-hari karena ada banyak notifikasi dari beberapa aplikasi yang ada di laptop atau HP? Jangan khawatir, ada aplikasi yang bisa bantu produktivitas kamu jadi lebih baik.

Beberapa daftar aplikasi ini bisa kamu instal di Android, iOS, laptop ataupun PC. Meskipun begitu, tidak semua aplikasi cocok untuk beragam pekerjaan yang kamu jalani. Mulai dari yang berbayar sampai yang gratis seumur hidup.

Jadi, pilihlah yang menurut kamu cocok, tepat, membantu produktivitas dan tentunya tidak mengganggu apa yang sebenarnya harus kamu lakukan, terutama ketika menjalani WFH (working from home).

1. Trello

Pahlawan tanpa tanda jasa bagi sebagian besar perusahaan yang bergerak di industri digital adalah Trello. Kenapa bisa begitu? Karena, Trello merupakan aplikasi untuk produktivitas yang paling sederhana, mudah dipahami dan tentunya bisa dipakai GRATIS.

Dari Trello inilah, semua pekerjaan yang akan kita lakukan selama 1 minggu kedepan, 1 bulan kedepan (menyesuaikan keinginan kita) akan terlihat.

Tentu, dilengkapi dengan bantuan remindernya yang akan selalu muncul di icon lonceng sebelah kanan atas pada setiap kali ada task yang posisinya h-1 deadline, sudah melebihi deadline dan activity dari anggota tim Trello yang lainnya.

Ohiya, tidak ada batasan berapa jumlah anggota yang bisa kamu masukkan ke dalam Trello kamu juga, loh.

Buat kamu yang masih pemula dan belum paham dengan Trello sama sekali. Cobalah buat Trello dengan template seperti di bawah ini.

Mulailah dengan memasukkan semua tugas kamu di dalam list “backlog”. Saat task atau card mulai dikerjakan, pindahlah task itu ke dalam list “ongoing” agar kamu tahu mana fokus yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Ketika task tersebut sudah selesai dikerjakan, pindahlah ke dalam list “done”.

Jangan lupa untuk memasukkan detail masing-masing task di dalam card itu, seperti start date, due date, member, label dan yang lainnya.

Trello sudah tersedia di Android, iOS dan Windows.

2. Evernote

Masalah yang sering terjadi ketika kita bekerja adalah lupa dengan apa yang sudah kita diskusikan dengan kerabat kerja pada waktu-waktu sebelumnya. Simpelnya, kita sering lupa dengan ide kita sendiri.

Nah, untuk membantu itu, ada aplikasi untuk produktivitas bernama Evernote yang membantu kita untuk mengorganisir berbagai bahasan, topik, ide yang dilakukan.

Keesokan harinya, kita bisa dengan mudah mencari bahan-bahan itu lagi berdasarkan nama Notebook, tanggal pembuatan atau kata kunci tertentu.

Paling sering, Evernote dibuat ketika seseorang di dalam suatu meeting diminta untuk membuat Minutes of Meeting (MoM) atau ringkasan dari hasil meeting yang dilakukan.

Evernote tersedia di Android, iOS dan Windows. Kalau kita menggunakan versi gratis, kita hanya punya kesempatan untuk masuk ke 1 akun maksimal 2 device yang berbeda.

3. Be Focused

Kalau kamu itu tipe orang yang suka sedikit-sedikit istirahat ketika kerja, mungkin karena butuh kreativitas, tenaga lebih atau harus punya ide yang brilian, Be Focused merupakan aplikasi yang paling cocok untuk kamu.

Be Focused menggunakan teknik manajemen waktu metode Podomoro, dimana 1 hari kerja kita akan terbagi menjadi sesi-sesi 25 menit (sesi ini disebut Podomoro) yang terpisahkan oleh sesi istirahat 5 menit. Setelah 4 sesi Pomodoro, kita akan beristirahat lebih lama, sekitar 15 hingga 20 menit.

Aplikasi dengan teknik seperti ini dijamin akan membuat orang-orang dengan tipe seperti kalian jauh lebih produktif dan punya hasil pekerjaan yang jauh lebih baik dari sebelumnya. Asalkan, jangan pakai 5 menit istirahat itu untuk bermain game online, ya. Kontrol terbesar ada di diri kalian sendiri.

Dapatkan Be Focused melalui App Store untuk iOS.

4. Google Calendar

Siapa sih yang masih tidak kenal dengan Google Calendar? Masa iya, di zaman seperti ini, Google Calendar belum kalian kenal, kan?

Meski begitu, sebenarnya masih banyak orang yang justru hanya mengenal Google Calendar hanya sebagai aplikasi pengingat tanggal, hari besar, dan hari gajian hehehe…

Padahal, lebih dari sekedar aplikasi macam itu, Google Calendar sangat cocok buat kita ini untuk membuat janji temu, janji meeting, jadwal mengerjakan sesuatu, melihat acara harian, saling mengirim pengingat ke teman melalui email.

Buat kamu yang fokus bekerja sebagai freelancer, sangat direkomendasikan untuk mengoptimalkan penggunaan Google Calendar. Karena, sebenarnya ada banyak trik dan teknik khusus yang belum banyak diketahui orang-orang. Mungkin, saya akan membagikan triknya di lain kesempatan.

Gunakan Google Calendar di Android, iOS, desktop Windows, ataupun browser.

5. Google Workspace

Berbicara mengenai alat produktivitas, masih kurang lengkap kalau hanya Calendar-nya dari Google saja yang dibahas. Hampir semua aplikasi yang dibuat oleh perusahaan teknologi raksasa yang satu ini, seperti sudah menjadi kebutuhan bagi semua orang.

Google Workspace sangat membantu kita semua untuk tetap terhubung dan berkolaborasi secara real-time dengan rekan kerja, teman kelompok atau 2 device yang berbeda.

Beberapa aplikasi yang saya maksud tersebut antara lain Google Docs, Google Slide, Google Spreadsheet, Google Drive dan Google Form.

Bagaimana bisa aplikasi sesimpel itu bisa membantu produktivitas kita? Singkatnya, penjelasan ini karena kita tidak perlu terlalu banyak saling kirim file/dokumen hanya untuk meminta kontribusi teman, approval atasan atau hanya karena kita akan melanjutkan pekerjaan di laptop yang berbeda.

Berkat Google Workspace, semua file/dokumen tersimpan di cloud system serta bisa kita ubah kapanpun dan dimanapun.

6. Forest

Lanjut ke daftar aplikasi produktivitas ke-6, ada Forest, aplikasi yang membantu kita untuk terhindar dari notifikasi-notifikasi yang mengganggu saat jam kerja layaknya fitur silent mode yang tersedia di Android maupun iOS.

Namun, ada satu hal yang membuat Forest sangat kami rekomendasikan. Karena, Forest merupakan bagian dari kolaborasi antara Seekrtech dengan Trees of the Future.

Kolaborasi ini memungkinkan pengguna Forest untuk ikut serta dalam penanaman pohon secara nyata di berbagai tempat yang membutuhkan demi mewujudkan bumi yang lebih sehat.

Aksi ini dilakukan tanpa pengguna langsung turun tangan di lapangan, menanam pohon, cukup dengan meningkatkan produktivitas (mengurangi notifikasi handphone) sambil mengaktifkan animasi penanaman pohon di aplikasi Forest.

Saat ini, Forest sudah tersedia untuk pengguna Android dan iOS.

7. TeamViewer

New Normal setelah pandemi Covid-19, membuat budaya kerja WFH atau darimanapun menjadi kebiasaan yang diterapkan di berbagai kantor di Indonesia. Kebiasaan yang membuat orang-orang bisa bekerja tanpa harus bertemu langsung.

Pada kenyataannya, beberapa orang punya problem pada device atau proses kerjanya, yang membuat mereka harus berinteraksi dan menunjukan secara langsung apa yang terjadi.

Jika online meeting bisa untuk berdiskusi dan menunjukkan layar laptop, tetap tidak bisa digunakan sebagai perantara untuk menjadi jalan bagi rekan kerja menyelesaikan problem yang dihadapi di device temannya secara langsung.

TeamViewer punya kemampuan untuk mengakses, mengontrol laptop orang lain melalui koneksi internet tanpa harus bertemu langsung.

Beberapa contoh kejadian yang biasanya membutuhkan TeamViewer antara lain:

• Karyawan yang meminta tim IT support untuk memperbaiki kerusakan pada laptopnya.
• Tim IT support yang akan mengakses server kantor tanpa harus datang ke kantor.

Gunakan TeamViewer di Android, iOS, desktop Windows, ataupun browser.

8. LastPass

Password aplikasi, akun kantor dan akun sosial media merupakan bagian penting yang harus dibuat serumit mungkin tapi tetap mudah diingat bagi kita sendiri sebagai pemiliknya.

Menggunakan password yang sama untuk semua jenis media sosial adalah cara yang tidak direkomendasikan, karena akan membuka kesempatan bagi siapapun yang telah mengetahui password kamu untuk bebas mengakses akun yang lainnya.

LastPass membantu kita untuk lebih produktif dan cepat dalam menentukan password akun-akun yang akan kita miliki tanpa harus merangkainya sendiri, mengingat atau mencatatnya ke dalam Evernote.

Jelas menjadi cara cerdas dan cepat untuk menyimpan semua password tanpa khawatir lupa.

9. Water Reminder

Untuk tetap produktif dan efisien dalam bekerja, tentu kita tidak boleh dehidrasi, kan?

Kenalkan, Water Reminder, aplikasi yang akan mengingatkan kita setiap sesi/interval tertentu untuk meminum segelas air putih di saat jam kerja.

Alternatif terbaik buat kamu yang pekerjaannya membutuhkan fokus tinggi.

Dapatkan Water Reminder melalui Google Play Store atau App Store.

Cukup sampai 9 saja daftar aplikasi produktivitas yang kita butuhkan dalam aktivitas kerja sehari-hari. Penggunaan terlalu banyak aplikasi juga merupakan salah satu indikator tidak produktifnya diri kita.

Jika kamu membutuhkan review dan tips penggunaan salah satu dari 9 aplikasi yang sudah disebutkan di atas, silahkan request di kolom komentar dan akan saya coba buatkan di pertemuan selanjutnya.